来年こそ時間をうまく使いたい? カギは「やらなくていいこと」を決めること

来年こそ時間をうまく使いたい? カギは「やらなくていいこと」を決めること

ビジネス

「在宅勤務だと怠けてしまう」「新しく配属されたチームで、同僚とうまくやるにはどうすればいいの」「やるべきことを先延ばしする癖を直したい」――。そんな悩みを抱える若手ビジネスパーソンに向けて、行動習慣コンサルタントの冨山真由さんが、仕事と人間関係に役立つ習慣づくりのコツをお伝えします。

時間の使い方がうまい人、へたな人の違いは?

こんにちは。

行動習慣コンサルタントの冨山です。

 

気がつけば今年もあとわずか。

昨年からのコロナ禍で、趣味や勉強、副業など、今の仕事以外の「やりたいこと」をなかなかできなかったという人も多いのでは?

仕事以外の「自分がやりたいこと」をするための時間管理術とは=筆者提供
仕事以外の「自分がやりたいこと」をするための時間管理術とは=筆者提供

でも、経済活動が再開した時、時間の使い方がうまくなければ、やはり仕事に追われるばかりです。

やりたいことをやるためにも、セルフマネジメントの技術が必要になります。

 

時間を有効に使って、やりたいことや、やらねばならない仕事をテキパキこなす人がいる一方、そうでない人もいます。

両者の違いはどこにあるのでしょう?

 

それは「やらなくていいこと」をやっているかどうか、です。

私が紹介する行動科学セルフマネジメントでは、優先順位の対義語である「劣後順位」、つまり「やらなくていいことを決める」技術をとても大切にしています。

 

例えば仕事が忙しくて、あれもこれもやらなきゃ、優先順位は……なんて状況に陥ったとき。

生真面目な人は「どれも重要」という前提で考えてしまいます。

そんな人がそれぞれの仕事に優先順位をつけても、結局全部やらなきゃいけない、トータルの仕事時間は同じ、となってしまいます。

 

そこで視点を変え、「やらなくていいこと」を洗い出し、順位をつけるのです。

どの仕事が不要か、今やらなくていいことは何か、を決めるわけですね。

「劣後順位づけ」で時間に余白を生みだそう

「劣後順位づけ」はとても簡単な作業です。

まず、今日やるべき仕事を7~8個、紙に書き出します。

その中から「明日以降に回してもいいこと」「人に任せられること」を3つ以上ピックアップするのです。

 

このとき「今日の仕事は何とか今日中に終わらせる」「人を巻き込むなんて申し訳ない」などと考えないで下さい。

自分の持っている時間の中に“余白”をつくり、その余白を本当に大切なことで埋めていくこと。

それが劣後順位を使ったタイムマネジメントなのです。

冬の風物詩「光の街・博多」が始まると、今年も残りわずかだ=2021年11月、福岡市博多区、朝日新聞社
冬の風物詩「光の街・博多」が始まると、今年も残りわずかだ=2021年11月、福岡市博多区、朝日新聞社

そして、余白を埋める際には、自分がやりたいことを優先させましょう。

時には仕事以外のプライベートな予定も入るでしょう。

それでOKです。

自分でつくり出した時間は、自分のやりたいことに使うべきです。

 

とはいえ、「余白時間を使って○○をやるぞ!」と心に決めているだけでは、仕事からの切り替えが難しいという意見もあるかもしれません。

そこで、小さな行動を。

 

プライベートの予定を真っ先に余白に入れて、予定をブロックしてしまうのです。

2週間に1度の習い事、15分の読書時間など、ほんの小さなことで構いません。

「自分のやりたいことで余白を埋める」を習慣にしましょう。

 

行動科学では「行動を変えることでしか、考えは変わらない」という考え方をします。

予定を書き込む、というほんの小さな行動も、決してバカにはできませんよ。

大きめの仕事は細分化して着手しやすく

「劣後順位づけ」をして、やらなくていいことを決めたけど、なお仕事に追われてやりたいことができない、という人もいます。

そんな人の多くは、仕事のハードルを自ら高く設定している傾向があります。

簡単に言えば、目指す仕事の量や質に無理がある、ということです。

 

そんなときは、やるべきことを「確実に今日できるレベル」まで細分化しましょう。

例えば、1日で一気に仕上げるのは難しいけど、今週中に完成させたい資料があるとします。

そこで「今日は資料の素材集め」「明日は構成を考える」「明後日は資料作成に取りかかる」というふうに、完成までのプロセスを「確実に今日できるレベル」まで細かく分けるのです。

1日で終わらない仕事は「確実に今日できるレベル」まで複数に分けてみる=筆者提供
1日で終わらない仕事は「確実に今日できるレベル」まで複数に分けてみる=筆者提供

リモートワークが盛んな最近では、1人だとなかなか仕事に取りかかれない、ついサボってしまいがち、という声もよく聞きます。

これも、仕事のハードルを高く設定していることが原因かもしれません。

やらねばならない作業に時間や労力がかかることが想像できると、自然と着手を回避してしまう、つまりサボってしまう――。

これも人間の行動原理なのです。

 

1つひとつの行動のハードルを下げ、今日できる行動ばかりにして「これなら簡単にできるだろう」と思えるようにする。

それだけでサボり癖が解消され、自分の大切な時間を生み出すことができるはずです。

自分の行動を振り返り、改善につなげよう

さあ、あなたは今年、やりたいことをどれだけできたでしょうか。

あれもやらなきゃ、これもやらなきゃで、自分の時間はなかった?

いつもサボってばかりで、なかなか仕事が終わらなかった?

 

行動科学セルフマネジメントでは、自分の行動を振り返ること(リフレクションと呼びます)をとても重視しています。

振り返る際には、行動の「質」について考えましょう。

つまり「成果につながる行動ができていたか」ということです。

例えば「仕事を早く終えることができたか?」「やりたいことをやる時間を日々つくれたか?」といったことです。

必ず行動を振り返り、同じ過ちを繰り返さないようにする=筆者提供
必ず行動を振り返り、同じ過ちを繰り返さないようにする=筆者提供

もしうまくいかなかったなら、毎日の行動(=スケジュール)の見直しを図る必要があります。

今回お話しした劣後順位づけや行動の細分化で、仕事の効率をアップさせていきましょう。

 

ビジネスではよくPDCAという言葉が使われます。

PLAN(計画)をして、DO(実行)、そしてCHECK(評価)してACTION(改善)するという、企業の生産性や品質を向上させるためのサイクルです。

行動の振り返りを習慣化することは、あなた自身の生活についてPDCAサイクルを回すということです。

 

今年のあなたの“やることリスト”は達成されましたか?

1日の生活、1週間の生活、1カ月の生活、そして1年の行動を振り返り、「どうすればもっとやりたいことができたか?」を考える習慣を身につけましょう。

「またやりたいことが何もできなかった」なんて過ちを繰り返さないように!

 

(このコラムは月1回掲載予定です)

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