ITに詳しくなくてもIT的な考え方だけは身につけた方がよい理由 #44

ITに詳しくなくてもIT的な考え方だけは身につけた方がよい理由 #44

ライフ・マネー

朝日新聞社メディアビジネス局運営の金融メディア「START!」に掲載された人気連載をbizbleでも掲載。経済評論家の加谷珪一さんがお金の教養を伝えます。

物事を効率的に進めた方が有利であるというのは誰もが知っている事実だと思います。しかしながら仕事や私生活の効率化がうまく出来ている人は意外と少なく、これが経済的な格差の一因となっています。同じ仕事をするのに、余分に時間をかけていては不利になるのは明白です。

IT的な考え方が身につくと仕事が速くなる

仕事や人付き合いの効率がよい人は、経済的にも豊かです。同じような能力であっても、効率がよい人と悪い人に分かれてしまうのですが、こうした違いを生じさせているのは、IT的な思考回路を持っているかどうかです。

IT的な思考回路という言葉を聞いて「私はプログラミングなど分からないから」と考えてしまった人がいたら、その考えは捨ててください。ここで言うところのIT的な思考回路というのは、コンピューターを操作したり、プログラムしたりする能力の事を指しているわけではありません。重要なのは、ITに用いられる基本的な考え方が身についているかどうかであって、コンピューターの得意、不得意ではありません。

コンピューターというのは情報を処理するための装置ですから、コンピューターで用いられている手法というのは、私たちの仕事や生活にも応用することができます。コンピューターはできるだけ速く情報を処理するため、様々な工夫が凝らされていますが、こうした工夫の多くは実生活でそのまま使えます。

コンピューターの中では無数の命令が実行されています。

ある時、コンピューターの研究者がどの命令がどんな頻度で用いられているのかについて調査を行ったのですが、その結果は非常に興味深いものでした。
それは、ある命令を1回使うと、その直後に同じ命令を使う確率が高いというものでした。この研究者は、ある命令を実行した後は、同じ命令が実行されると仮定して、その命令をあらかじめ準備しておけるコンピューターを設計しました。すると、コンピューターの処理速度が大幅に向上したのです。

同じように、ある命令が使われると、同じ命令だけでなく、似たような命令が実行される確率が高いことも分かってきました。今のコンピューターは、こうした特性を生かした設計となっているため、より高速に情報を処理できるようになっています。

コンピューターを使って行う作業は、結局のところ人間が指示するものですから、会社の仕事でも同じような傾向が観察されるのではないかとの予測が成り立ちます。つまり、ある資料を参照した直後に、同じ資料や似たような資料を参照する可能性が高いという仮説です。

奥にある資料は思い切って捨ててしまえばよい

実際、この仮説は当たっており、これを業務に応用したのが経済学者の野口悠紀雄氏によるベストセラー「『超』整理法」です。「『超』整理法」では書類は分類せず、最近使ったものを手前に置いておけば、次に取り出す確率が高いので資料を探す手間を省くことができるとされています。

実際にやってみると分かると思いますが、このやり方は効果絶大で、作業の効率が大幅にアップします。

こうした特長が分かっていれば、仕事のやり方にもいろいろと工夫の余地が出てくるはずです。高い頻度で使われる資料やデータは、すぐにそれを参照できるよう見える場所に置いておくとよいでしょう。

顧客や上司から、ある事柄について問い合わせがあった場合には、似たような問い合わせが再度寄せられる可能性が高いことになりますから、余った時間に準備をしておくことで、スムーズに問い合わせに対応できるはずです。

これを繰り返していくと、いつまで経っても参照されない資料というのは奥に移動していくことになります。大掃除の際、どの資料を捨ててよいのか迷ってしまい、結局、何も捨てられず、最後は書類の山になるという経験をした人も多いと思います。
この手法を使えば、奥にある資料を機械的に捨てるだけですから時間もかかりません。まれに、後になって捨てた書類があればよかったのにと思うこともあるかもしれませんが、日常的に作業の能率が下がることと比較すれば、損失はそれほど大きなものではありません。

仕事の進め方が速い人というのは、実は無意識的にこうしたやり方が実践できています。一方、仕事のスピードが遅い人は、何度も同じ作業を繰り返してしまい、疲労だけがたまっていきます。1日の間ではそれほど大きな違いにはなりませんが、これが1年、5年ということになると、とてつもない差になってくるでしょう。

この話は仕事の進め方を対象としたものですが、仕事に余裕が出てくると、私生活にも余裕が出てきますし、お金のことについてじっくり考える時間も確保できます。仕事を効率化することは、生活全般によい影響を与えるのです。

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